Programmer le premier envoi de courriels

Pour que vos électeurs reçoivent leurs identifiants de vote par courriel, vous devez programmer un envoi de courriels.

À partir du menu de navigation du scrutin, accédez à la page Envoi de courriels.

Le scrutin doit être finalisé pour que les envois de courriels soient effectués

Aucun envoi de courriels ne sera effectué tant que votre scrutin demeure en mode Brouillon. Assurez-vous de Finaliser le scrutin avant l'heure prévue de son ouverture.

Créer un nouvel envoi de courriels

Pour programmer un premier envoi de courriels, à la page Envoi de courriels, cliquez sur le bouton bleu Créer un nouvel envoi.

Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, les champs suivants sont préremplis, mais peuvent être modifiés au besoin :

De

Dans le champ De, vous pouvez préciser l'expéditeur du message.

Par défaut, il s'agit du nom de votre Organisation tel que défini à la page Paramètres > Organisation de votre compte.

Les envois de courriels sont expédiés par vote@simplyvoting.com à moins qu'une adresse courriel personnalisée ne soit configurée.

Les réponses aux envois de courriels seront transférées à l'adresse courriel publique définie à la page Paramètres > Site de vote de votre compte, ou (selon certaines configurations) à l'adresse Courriel de réponse définie à la page Détails du scrutin.

À

Vous disposez de trois choix lors de la sélection des destinataires de vos envois de courriels :

• Vous pouvez envoyer un courriel à Tous les électeurs ayant une adresse courriel valide, ce qui est souvent utile pour transmettre votre première invitation et les instructions.

• Ou vous pouvez envoyer un courriel aux Électeurs qui n'ont pas voté, ce qui est souvent utile pour transmettre des rappels afin d'augmenter le taux de participation.

• Ou vous pouvez envoyer un courriel à des Électeurs spécifiques, ce qui est souvent utile pour réexpédier des invitations ou des rappels à des électeurs individuels dont les adresses courriel invalides ont été corrigées, en plus d'une multitude d'autres raisons possibles.

Objet et Contenu du message

Vous pouvez préciser l'objet du message dans le champ Objet. Par défaut, il s'agit du nom du scrutin.

Le système de vote vous fournit un modèle de courriel par défaut, mais le Contenu du message est un champ de texte libre, vous pouvez donc ajouter, supprimer et mettre en forme le contenu à votre guise.

Dans le Contenu du message, les éléments entre {{doubles accolades}} désignent des champs de données propres à chaque électeur. Le système remplira automatiquement les espaces réservés avec les renseignements appropriés lorsque les courriels seront envoyés aux électeurs :

• Utilisez {{name}} pour vous adresser à vos électeurs (l'identifiant de l'électeur est utilisé si le nom n'est pas disponible).

• Utilisez {{elector_id}} et {{password}} pour fournir aux électeurs leurs identifiants de vote.

• Utilisez {{voting_website_link}} pour fournir aux électeurs le lien vers la page de connexion de votre site de vote.

• Utilisez {{direct_vote_link}} pour permettre aux électeurs de contourner la connexion manuelle en cliquant sur un hyperlien unique et encodé de façon sécurisée dans le message.

Prévisualiser et programmer l’envoi

Une fois satisfait du Contenu de votre message, cliquez sur le bouton Prévisualiser et programmer l’envoi.

Cet aperçu final permet de s'assurer que vos balises entre {{doubles accolades}} sont correctement mises en forme et fonctionnent bien, à l'aide des données fictives d'un « John Doe ».

Vérifiez l'aperçu et, une fois satisfait, dans la section Type d’envoi, vous pouvez maintenant programmer l’envoi de courriels à vos électeurs à l’ouverture du scrutin, les invitant à voter et leur fournissant leurs identifiants de vote uniques ainsi que les instructions.

Vous pouvez aussi choisir d'envoyer plus tard, à une date et une heure de votre choix.

Cliquez sur le bouton Soumettre lorsque vous êtes prêt à confirmer et à programmer l'envoi.

Après avoir programmé votre envoi de courriels, un avis jaune Scrutin non finalisé peut s'afficher en haut de la page (si le scrutin est encore en mode Brouillon), et la page Envoi de courriels sera mise à jour avec votre nouvel envoi.