Un courriel invalide est une adresse courriel d'électeur que le système de vote a enregistrée comme non livrable, ou dont le titulaire a demandé de ne plus recevoir de messages.
Pour consulter et résoudre ces adresses, cliquez sur le bouton Voir pour ouvrir votre scrutin et rendez-vous à la section Courriels invalides. Les électeurs concernés sont également signalés dans la section Électeurs.
Lors de l'importation de votre liste d'électeurs dans un scrutin en mode brouillon, il est possible que certaines adresses soient déjà enregistrées comme courriels invalides. Cela se produit parce que l'enregistrement suit l'adresse elle-même, et non le scrutin. L'adresse peut avoir été signalée lors d'un scrutin précédent organisé par votre organisation, ou lors d'un scrutin organisé par une autre organisation dont la liste d'électeurs comprenait la même personne.
Types de courriels invalides
Il existe quatre types de courriels invalides. Le type est enregistré avec chaque entrée et indique la nature du problème, ce qui détermine s'il peut être corrigé et de quelle façon.
Syntaxe invalide
L'adresse est mal formée et ne peut pas être utilisée pour envoyer un message. Par exemple : « nathalierobert@gmail » au lieu de « nathalierobert@gmail.com », « pierrehotmail.com » au lieu de « pierre@hotmail.com », « @outlook.com » sans destinataire avant le « @ », ou encore « helene@.com » sans nom de domaine après le « @ ». Les adresses mal formées sont détectées lors de l'importation de la liste d'électeurs, avant tout envoi, de sorte qu'aucune tentative de livraison n'est effectuée.
Rebond
Un message a été envoyé, et le serveur de messagerie du destinataire a retourné un avis indiquant qu'il n'a pas pu être livré. Les raisons les plus courantes sont que la boîte de réception n'existe pas (« invalid recipient », « user unknown », « mailbox unavailable », « email account not found »), qu'elle est pleine et ne peut plus accepter de nouveaux messages, ou qu'un domaine privé aux règles antipourriel strictes a limité ou rejeté le message. Un rebond ne signifie pas toujours que l'adresse est erronée. Les Détails enregistrés avec l'entrée contiennent le message retourné par le serveur de messagerie du destinataire. Consultez-les avant de décider comment agir.
Signalé comme pourriel
Le destinataire a signalé un message du système de vote comme pourriel. Cela peut se produire parce qu'il ne souhaite plus recevoir de rappels, parce qu'il n'apprécie pas l'organisation qui envoie le message, ou par accident. L'adresse elle-même est généralement valide, et l'électeur peut retirer l'entrée lui-même en se réabonnant, comme décrit ci-dessous.
Désabonné
Le destinataire a cliqué sur le lien « Se désabonner » contenu dans un message du système de vote. Par cette action, il indique ne plus vouloir recevoir aucun message provenant du système de vote. L'adresse elle-même est généralement valide.
Résoudre ou ne pas résoudre les courriels invalides ?
La façon de traiter les courriels invalides est laissée à votre discrétion, ou à celle de la direction, du conseil ou des statuts de votre organisation. Certaines organisations arrêtent et figent leur liste d'électeurs, puis acceptent les courriels invalides qu'elle contient pour cette période électorale. D'autres résolvent les problèmes au fur et à mesure, ou de façon proactive avant l'ouverture du vote. La meilleure approche dépend généralement de vos normes de gouvernance, de la bonne foi, de la faisabilité et du temps dont vous disposez.
Réabonnement
Un électeur dont l'adresse est de type Signalé comme pourriel ou Désabonné peut retirer l'entrée lui-même en envoyant un courriel à l'adresse reinscrire@simplevote.ca à partir de l'adresse signalée. Vous ne pouvez pas le faire à sa place. Si vous constatez qu'un électeur souhaite recevoir de nouveau les messages, communiquez avec lui et transmettez-lui ces instructions.
Une fois réabonné, l'électeur est retiré de la liste des Courriels invalides. Vous pouvez alors lui envoyer un courriel en choisissant l'option électeurs spécifiques, ou attendre qu'il soit inclus dans un prochain rappel envoyé aux électeurs qui n'ont pas encore voté.
Chercher, filtrer et télécharger les courriels invalides
La section Courriels invalides répertorie toutes les adresses concernées dans votre scrutin. Cherchez une adresse complète (p. ex. bgagnon@exemple.com) ou partielle (p. ex. @outlook.com) afin de filtrer la liste en fonction de vos mots-clés. Utilisez le menu déroulant à côté du champ de recherche pour filtrer les résultats par Type.
Chaque entrée indique l'horodatage du moment où l'enregistrement a été créé, l'adresse courriel concernée, l'identifiant de l'électeur et le type de courriel invalide. Les entrées de type Rebond comprennent également des Détails, qui contiennent le message retourné par le serveur de messagerie du destinataire.
Pour télécharger la liste dans un fichier CSV et l'utiliser dans votre tableur, cliquez sur le bouton Courriels invalides (CSV).
Tous les fournisseurs de messagerie ne traitent pas les rebonds dans les mêmes délais. Avec certains fournisseurs, la liste des Courriels invalides est mise à jour instantanément, alors que d'autres peuvent prendre jusqu'à 72 heures. L'absence d'un enregistrement de courriel invalide n'indique pas qu'un message a été livré avec succès.
Courriels invalides dans la section Électeurs
Les courriels invalides sont signalés dans la section Électeurs comme dans la section Courriels invalides. Vous pouvez ainsi repérer les électeurs concernés en travaillant directement avec la liste d'électeurs, sans passer d'une section à l'autre. La section Courriels invalides demeure l'endroit où consulter la liste complète, le type et les détails.
Sous le champ de recherche Chercher un électeur, cochez la case Courriel invalide seulement pour limiter les résultats aux électeurs dont l'adresse courriel figure actuellement dans la liste des Courriels invalides. Laissez le champ de recherche vide et cliquez sur Chercher pour obtenir tous les électeurs ayant une adresse invalide, ou saisissez une adresse complète ou partielle (p. ex. @outlook.com) pour préciser davantage les résultats. La case demeure cochée d'une recherche à l'autre jusqu'à ce que vous la décochiez.
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Dans la colonne Adresse courriel, une icône d'avertissement apparaît à droite de toute adresse figurant actuellement dans la liste des Courriels invalides. Survolez l'icône pour afficher le message L'adresse courriel figure dans la liste des Courriels invalides.
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La case à cocher et l'icône d'avertissement puisent dans les mêmes données que la section Courriels invalides. Les délais des fournisseurs décrits plus haut s'appliquent donc également ici. Une adresse peut ne pas être signalée dans la section Électeurs avant que le fournisseur de messagerie de l'électeur n'ait signalé le problème.
Mettre à jour les électeurs ayant un courriel invalide
Pour corriger l'adresse courriel d'un électeur à partir de la section Courriels invalides, cliquez sur l'identifiant orange dans la colonne Adresse courriel / Identifiant. La fiche de l'électeur s'ouvre.
Vous pouvez également ouvrir la fiche directement à partir de la section Électeurs en cliquant sur le bouton bleu Mise à jour d'un électeur dans la colonne Action.
Saisissez l'adresse corrigée, puis cliquez sur Modifier pour mettre à jour la fiche. L'enregistrement est retiré de la liste des Courriels invalides pour ce scrutin, et l'icône d'avertissement n'apparaît plus à côté de l'électeur dans la section Électeurs. Répétez l'opération pour chaque électeur que vous êtes en mesure de corriger.
La correction de l'adresse ne résout l'enregistrement que pour ce scrutin. L'adresse d'origine demeure signalée. Si elle est importée de nouveau dans un scrutin ultérieur, elle sera encore une fois enregistrée comme courriel invalide.
Une fois les courriels invalides corrigés, retournez à la section Envoi de courriels pour transmettre leurs identifiants aux électeurs concernés. Choisissez l'envoi à des électeurs spécifiques pour ne joindre que les adresses corrigées, ou envoyez un rappel aux électeurs qui n'ont pas voté, ce qui inclut automatiquement tous les électeurs dont l'adresse a été mise à jour.
